OFFICE MANAGER / OFFICE COÖRDINATOR

3. Leveranciersbeheer en bestellingen

Je zorgt ervoor dat bestellingen correct verlopen en dat onze techniekers tijdig over de nodige materialen beschikken.

• Je onderhoudt de dagelijkse contacten met leveranciers.
• Je plaatst zelfstandig bestellingen en volgt deze nauwkeurig op.
• Je bewaakt levertermijnen en controleert bestelgegevens.
• Je volgt afwijkingen, vertragingen en problemen met bestellingen of leveringen op.
• Je zorgt voor een correcte administratieve verwerking van aankoopdocumenten.

4. Facturatie en financiële administratie

Je staat in voor een correcte en gestructureerde dagelijkse financiële administratie.

• Je verwerkt en controleert aankoopfacturen.
• Je stelt verkoopfacturen op en volgt deze administratief op.
• Je bewaakt een correcte, volledige en tijdige facturatie.
• Je verzorgt de dagelijkse financiële administratie.
• Je bereidt documenten en gegevens voor de boekhouder voor.
• Je houdt financiële en administratieve gegevens nauwkeurig en overzichtelijk bij.

Belangrijk: diepgaande boekhoudkundige kennis is niet vereist. Een goede praktische basiskennis van facturatie en dagelijkse financiële administratie is wel noodzakelijk.

5. Contractbeheer en administratieve opvolging

Je bewaart het overzicht over onze klantencontracten en administratieve dossiers.

• Je beheert en actualiseert klantencontracten en bijbehorende documenten.
• Je volgt contractverlengingen, vervaldatums en gemaakte afspraken op.
• Je zorgt ervoor dat klantgegevens en dossiers correct, volledig en actueel zijn.
• Je bewaakt een gestructureerde administratie en efficiënte documentverwerking.
• Je signaleert tijdig administratieve aandachtspunten en neemt initiatief waar nodig.

6. CRM-, ERP- en digitaal gegevensbeheer

Onze digitale systemen spelen een belangrijke rol in de dagelijkse werking. Jij zorgt ervoor dat deze correct en efficiënt gebruikt worden.

• Je werkt dagelijks met onze CRM-, ERP- en ticketingsystemen.
• Je beheert en actualiseert klantgegevens, contracten en administratieve dossiers.
• Je verwerkt en volgt bestellingen, facturen en operationele gegevens digitaal op.
• Je bewaakt de kwaliteit, volledigheid en correctheid van de ingevoerde informatie.
• Je gebruikt digitale planningstools om de dagelijkse werking efficiënt te organiseren.
• Je denkt actief mee over verbeteringen, automatisering en optimalisatie van onze administratieve processen.

7. Algemene kantoororganisatie en operationele ondersteuning

Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van onze onderneming.

• Je neemt de dagelijkse administratieve en organisatorische werking van het kantoor zelfstandig in handen.
• Je stelt prioriteiten en neemt operationele beslissingen binnen jouw verantwoordelijkheden.
• Je bewaart het overzicht over lopende dossiers, planningen, afspraken en deadlines.
• Je signaleert knelpunten en zoekt proactief naar praktische oplossingen.
• Je denkt mee over verbeteringen in onze interne organisatie en werkprocessen.
• Je werkt nauw samen met de zaakvoerders en zorgt voor een duidelijke informatie-uitwisseling.
• Je draagt actief bij aan een efficiënte, professionele en klantgerichte bedrijfswerking.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een ervaren, gestructureerde en zelfstandige professional die verantwoordelijkheid durft te nemen, graag initiatief toont en energie haalt uit een goed georganiseerde bedrijfswerking.

Je bent iemand die niet alleen taken uitvoert, maar ook vooruitdenkt, prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat alles vlot blijft verlopen.

Ervaring en kennis

• Je hebt bij voorkeur minstens 3 tot 5 jaar relevante ervaring in een administratieve, organisatorische of coördinerende functie.
• Je hebt aantoonbare praktijkervaring met CRM-, ERP- en ticketingsystemen.
• Je bent vertrouwd met digitale klantendossiers, bestellingen, facturatie en administratieve opvolging.
• Je hebt ervaring met het zelfstandig organiseren en beheren van planningen.
• Je beschikt over een goede basiskennis van facturatie en financiële administratie.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt vlot met digitale toepassingen en leert nieuwe software snel aan.
• Ervaring binnen een technische of dienstverlenende onderneming is een belangrijke troef.

Persoonlijke vaardigheden

Zelfstandig en verantwoordelijk

Je neemt initiatief, durft beslissingen te nemen en kunt jouw verantwoordelijkheden zelfstandig beheren zonder voortdurende aansturing.

Organisatorisch sterk

Je houdt van structuur, plant efficiënt, stelt de juiste prioriteiten en bewaart het overzicht, ook wanneer meerdere zaken tegelijk jouw aandacht vragen.

Communicatief en klantgericht

Je communiceert professioneel, vriendelijk en duidelijk met klanten, collega's en leveranciers. Je begrijpt het belang van een uitstekende klantenservice.

Nauwkeurig en gestructureerd

Je werkt administratief correct, hebt oog voor detail en zorgt ervoor dat dossiers, gegevens en afspraken goed opgevolgd worden.

Proactief en oplossingsgericht

Je denkt vooruit, signaleert problemen tijdig en zoekt zelfstandig naar praktische en efficiënte oplossingen.

Flexibel en stressbestendig

Je kunt vlot schakelen tussen verschillende taken en behoudt het overzicht wanneer planningen wijzigen of onverwachte situaties ontstaan.

Digitaal vaardig

Je voelt je thuis in een digitale werkomgeving en gebruikt CRM-, ERP- en andere administratieve systemen op een efficiënte manier.

Wat bieden wij jou?

Je komt terecht in een dynamisch, ambitieus en groeiend bedrijf waar jouw inzet en verantwoordelijkheidszin echt het verschil kunnen maken.

Wij bieden je niet zomaar een administratieve functie, maar een centrale rol binnen onze onderneming, met de vrijheid om zelfstandig te werken en actief bij te dragen aan onze verdere ontwikkeling.

• Een succesvolle en ambitieuze werkgever: je wordt onderdeel van een onderneming die in 2025 werd bekroond tot ‘Beloftevolle KMO van het Jaar’.
• Een sterke focus op klantenservice: je werkt in een bedrijf waar kwaliteit, betrouwbaarheid en uitstekende dienstverlening centraal staan.
• Veel zelfstandigheid en vertrouwen: je krijgt de ruimte om jouw functie zelfstandig te organiseren en operationele beslissingen te nemen.
• Een belangrijke rol binnen het bedrijf: je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse werking en draagt rechtstreeks bij aan de tevredenheid van onze klanten.
• Korte communicatielijnen: je werkt nauw samen met de zaakvoerders en kunt snel schakelen.
• Ruimte voor initiatief: jouw ideeën en voorstellen om processen en werkmethodes te verbeteren worden gewaardeerd.
• Een gevarieerd takenpakket: planning, klantencontact, leveranciersbeheer, facturatie, contractbeheer en kantoororganisatie zorgen voor een afwisselende werkdag.
• Een vaste werkplek op kantoor: je werkt in een professionele omgeving met rechtstreeks contact met je collega's.
• Een aantrekkelijk salarispakket: een verloning afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden, aangevuld met extralegale voordelen volgens het aangeboden pakket.
• Meebouwen aan onze toekomst: je krijgt de kans om actief bij te dragen aan de verdere groei, structuur en professionalisering van onze onderneming.

Waarom kiezen voor ons?

Wij geloven dat een sterk bedrijf gebouwd wordt door mensen die verantwoordelijkheid nemen, kwaliteit nastreven en graag samenwerken.

Als jonge en groeiende onderneming combineren we ondernemingszin, korte beslissingslijnen en een persoonlijke aanpak met een uitgesproken focus op professionaliteit en klanttevredenheid.

De erkenning als ‘Beloftevolle KMO van het Jaar 2025’ bevestigt onze ambitie om verder te groeien en ons voortdurend te verbeteren.

Als Office Manager krijg je bij ons de kans om een belangrijke rol te spelen in dat verhaal.

Je bent niet zomaar iemand die de administratie en planning verzorgt. Je bent de persoon die ervoor zorgt dat onze dagelijkse werking georganiseerd, efficiënt en klantgericht verloopt.

Jouw inzet, initiatief en organisatietalent hebben een rechtstreekse impact op ons bedrijf, onze medewerkers en onze klanten.

Interesse? Wij maken graag kennis met jou!

Ben jij een ervaren organisator die graag verantwoordelijkheid neemt, zelfstandig werkt en voldoening haalt uit een perfect georganiseerde administratie en planning?

Heb je ervaring met CRM- en ERP-systemen, ben je klantgericht en hou je ervan om verschillende taken en verantwoordelijkheden te combineren?

Wil je bovendien deel uitmaken van een dynamisch, ambitieus en bekroond bedrijf waar jouw inzet gewaardeerd wordt en je echt het verschil kunt maken?

Dan ben jij misschien de Office Manager / Office Coördinator die wij zoeken!

Loon: €2.750,00 - €3.500,00 per maand

Voordelen:

• Bedrijfscomputer
• Bedrijfsfeesten
• Bedrijfskleding
• Bedrijfswagen
• Ecocheques
• Een gsm voor professioneel gebruik
• Elektronische maaltijdcheques
• Fietsvergoeding
• GSM-vergoeding
• Hospitalisatieverzekering
• Reiskosten vergoeding

Werklocatie: Fysiek