Managementsecretaresse

Over de functie

ci. SRQ130693

Je gaat aan de slag als managementsecretaresse binnen Mens & Organisatie, waar je de Directeur M&O en het MT M&O ondersteunt in een dynamische en maatschappelijk relevante omgeving. In deze parttime opdracht zorg je voor structuur, overzicht en een soepele ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Je combineert secretariële, administratieve en organisatorische taken en draagt bij aan goed georganiseerde overleggen, bijeenkomsten en projecten. Daarbij werk je zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en schakel je snel wanneer prioriteiten veranderen.

Je maakt onderdeel uit van team Organisatie Support, waarin verschillende ondersteunende functies binnen M&O samenkomen. Vanuit dit team help je mee aan een professionele en efficiënte dienstverlening binnen de organisatie.

Wat ga je doen

• Je beheert de agenda van de Directeur M&O.
• Je ondersteunt het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Je organiseert en plant vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
• Je ondersteunt bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, waaronder het voorbereiden van projectoverleggen, het verzamelen en verwerken van projectinformatie en het verzorgen van stukken en rapportages.
• Je verzorgt de communicatie rondom afdelingszaken, voornamelijk digitaal via bijvoorbeeld Teams, Outlook en SharePoint.
• Je ondersteunt het MT bij de voorbereiding en organisatie van afdelingsbijeenkomsten.
• Je helpt bij het inzichtelijk en overzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.
• Je ontzorgt de Directeur M&O en het MT M&O optimaal in de dagelijkse ondersteuning.

Over jou

• Je weet als ervaren managementsecretaresse zelfstandig je weg te vinden binnen een dynamische omgeving.
• Je plant en organiseert je werkzaamheden zelf, stelt prioriteiten en houdt overzicht.
• Je schakelt makkelijk tussen de Directeur M&O, de leden van het MT M&O en andere collega’s binnen de afdeling.
• Je bent energiek, flexibel, positief en leergierig.
• Je neemt initiatief, werkt nauwkeurig en kunt goed zelfstandig werken.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners en behoudt daarbij het overzicht.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.

Eisen

• Je beschikt over MBO 4 werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Je hebt specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Je kunt goed plannen en organiseren en weet zelfstandig prioriteiten te stellen.
• Je communiceert makkelijk met verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Je bent in staat om overzicht te bewaren in een dynamische omgeving waarin veel tegelijk speelt.

Wensen

• Je hebt affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden.

Competenties

• Je werkt zelfstandig.
• Je bent nauwkeurig.
• Je bent flexibel.
• Je bent initiatiefrijk.
• Je kunt snel schakelen.
• Je behoudt overzicht in een hectische werkomgeving.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ci. SRQ130693

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.