Managementassistent directie

Ben jij een proactieve, energieke en representatieve Managementassistent Directie die uitstekend in staat is te schakelen tussen verschillende niveaus en een team van directeuren efficiënt te ondersteunen?

Binnen de afdeling Algemene Zaken van PI Zwolle zoeken wij een Managementassistent Directie die als spil fungeert voor de duale directie. Je biedt niet alleen organisatorische en administratieve ondersteuning, maar hebt ook een centrale rol in het stroomlijnen van processen en het ontzorgen van je Directeuren.

In jouw rol als Managementassistent Directie ben jij de rechterhand van de directeuren van de Penitentiaire Inrichting Zwolle en werk je nauw samen met de directiesecretaris. Je hebt een veelzijdig takenpakket dat zowel organisatorische als administratieve werkzaamheden omvat:

• Je beheert de agenda’s van de directeuren, beoordeelt en prioriteert afspraken, en plant deze efficiënt in.
• Je organiseert overleggen, zowel fysiek als digitaal, en zorgt voor de logistieke afstemming van vergaderruimtes en benodigdheden.
• Je notuleert tijdens vergaderingen en zorgt voor een nauwkeurige opvolging van acties.
• Je vervult een representatieve rol door bezoekers te ontvangen en te begeleiden, zowel intern als extern.
• Je verwerkt de in- en uitgaande correspondentie, post en telefoongesprekken en zorgt voor een vlotte afhandeling van het mailverkeer van de directie.
• Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en ondersteunt de vestigingsdirecteur en de directeur zorg & behandeling.

Functie-eisen

Jij bent in staat om soepel te schakelen tussen strategische, tactische en operationele niveaus. Je denkt altijd een stap vooruit, bent scherp en discreet, en weet je goed te positioneren binnen ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen. Je hebt ervaring met complex agendabeheer en kunt goed omgaan met gevoelige informatie. In een dynamische werkomgeving blijf je georganiseerd en kalm.

• Je hebt aantoonbaar mbo (niveau 4) werk- en denkniveau en heb je minimaal 4 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een organisatie met een dynamische werkomgeving.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur met archiefbeheersystemen zoals JOIN.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden en ervaring met het notuleren van vergaderingen.
• Je hebt kennis van administratieve en bedrijfsvoeringprocessen, zoals I-babs.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Wat bieden wij?

Een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische werkomgeving binnen een organisatie die maatschappelijke impact heeft. Je krijgt veel zelfstandigheid in je werk, met ruimte voor initiatief en eigen verantwoordelijkheid. Als onderdeel van het team draag je bij aan de efficiënte aansturing van PI Zwolle en ondersteun je de directie in hun belangrijke taken.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. schaal 6
• Maandsalaris - min. €2.943,00 - max. €3.660,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - tijdelijk voor de duur van de werkzaamheden
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij goed zit, op je werk én daarbuiten. Daarom bieden we je aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor extra geld of verlof
• volledige vergoeding van je ov-reiskosten
• een pensioenregeling
• (deels) betaald ouderschapsverlof
• studiemogelijkheden voor je ontwikkeling
• de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness
• en nog veel meer

Meer weten? Kijk op werkenbijdji.nl/arbeidsvoorwaarden

Bijzonderheden

• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl.
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Uiteraard vragen wij hiervoor vooraf jouw toestemming.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.