Assistant de direction F/H

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."

, Rattachée hiérarchiquement directement au directeur de la DPI, l'assistante de direction et financière assure de manière polyvalente et autonome la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de de la direction.

ACTIVITES PRINCIPALES

Coordination Administrative

• Assister le directeur dans sa relation avec la direction des ressources humaines :
• Centraliser les besoins de formation des 3 services de la direction ainsi que les habilitations (électriques, SSIAP, CACES etc.) en lien avec la DRH ;
• Centraliser les besoins en termes de postes vacants auprès du directeur et des responsables de services ;
• Assurer la transmission auprès des agents concernés des campagnes de promotions sur liste d'aptitude et les tableaux d'avancement et centraliser et transmettre à la DRH les dossiers des agents qui souhaitent participer) ;
• Diffuser le tableau des congés et absences des agents ;
• Tenir à jour le tableau concernant le renouvellement des agents contractuels, en lien avec les chefs de service et le directeur ;
• Contribuer à la communication interne de la direction (organisation des réunions plénières, les temps de convivialité) ;
• Contribuer à la communication externe en assurant le lien avec les autres directions centrales et les composantes (UFR, Instituts, Écoles, laboratoires etc.).

Appui Financier

• Mettre en œuvre l'exécution du budget, la passation des commandes, les règlements, soldes, Décomptes Généraux Définitifs (DGD) ;
• Collaborer avec les services de la DAF-B et de l'Agence Comptable pour le suivi d'exécution des opérations de la direction ;
• Participer à l'organisation et à la réalisation du classement et l'archivage des justificatifs des opérations financières de la direction.

Gestion Courante

• Collecte et classement de documents et données d'activités : devis tableaux, rapports etc. ;
• Gérer les courriers institutionnels (Préfectures, Ville de Paris, Région Ile-de-France) et les rendez-vous avec les organismes publics ;
• Assister aux réunions de direction (faire les compte-rendu/relevés de décisions) et représenter la direction en cas de besoin dans son domaine d'activité., Connaissances transversales requises :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ;
• Objectifs et projets de la DPI et de l'établissement ;

Savoir-faire

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.

Savoir-être

• Rigueur ;
• Fiabilité ;
• Sens de la confidentialité et du service public ;